NEGOCIO: DULCES, BOMBONES Y CONFITERÍAS
HISTORIA DEL GIRO
La Industria para la elaboración de caramelos data de mucho tiempo atrás; se trata de una actividad realizada antes a nivel familiar y de manera artesanal con base en recetas antiguas.
A finales del siglo pasado surgen los primeros establecimientos fabriles, creciendo en dimensión y variedad a partir de la finalización de la segunda guerra mundial.
ESTUDIO DE MERCADO
Todo estudio de mercado plantea una serie de interrogantes sobre aspectos básicos, como: ¿cuáles son sus objetivos?, ¿qué métodos utilizar?, ¿qué información recopilar y cómo clasificarla?, ¿qué es el análisis de la oferta y la demanda?, ¿cuáles son los métodos de proyección de la oferta y demanda?, ¿cómo determinar el precio de un producto?, ¿cuáles son los canales de comercialización más adecuados conforme al tipo de producto?, ¿cómo presentar un estudio de mercado?.
Objetivos del estudio de mercado
El estudio de mercado tiene como finalidad cuantificar el número de individuos, empresas y otras entidades económicas generadoras de una demanda que justifique la puesta en marcha de un determinado programa de producción de bienes o servicios, sus especificaciones y el precio que los consumidores estarían dispuestos a pagar por ellos.
La investigación de mercado debe proporcionar información que sirva de apoyo para la toma de decisiones
La investigación de mercado tiene aplicaciones muy amplias, por ejemplo, en publicidad, ventas, precios, diseño y aceptación de envases, segmentación y potencialidad del mercado. Sin embargo, cuando se trata de un producto nuevo, la investigación se realiza sobre productos similares ya existentes, para tomarlos de referencia en las siguientes decisiones aplicables a la evolución del nuevo producto. Al respecto, las interrogantes tradicionales se refieren a:
a) ¿Cuál es el medio publicitario más usado en productos similares al que se lanzará al mercado?
b) ¿Cuáles son las características generales promedio en precio y calidad?
c) ¿Qué tipo de envase es el preferido por el consumidor?
d) ¿Qué problemas actuales tienen tanto el intermediario como el consumidor con los proveedores de artículos similares y qué características le exigirían a un nuevo productor?
Análisis de la oferta
La oferta es la cantidad de bienes o servicios que un cierto número de productores (oferentes) están decididos a poner a disposición del mercado en un precio determinado.
El propósito del análisis de la oferta es definir y medir las cantidades y condiciones en que se pone a disposición del mercado un bien o un servicio. La oferta, al igual que la demanda, opera en función de una serie de factores, como el precio del producto en el mercado y otros. La investigación de campo deberá tomar en cuenta todos estos factores junto con el entorno económico en que se desarrolle el proyecto.
· La demanda de los productos de este giro crece en razón de la temporada mayor en meses fríos y en función directa de los niveles de ingresos de la población.
· Por su temporalidad existe una demanda continua para los productos del giro y por su destino es un bien final.
· El producto es consumido por la mayoría de la población y tienen diferentes tipos de consumidores según el dulce que sea. Sus consumidores van desde niños hasta ancianos.
· Debido a la existencia de una gran variedad de caramelos en todo el mundo su demanda depende tanto de la preferencia del consumidor como de su precio. La mayor competencia que enfrenta México en este giro es principalmente de productos de los Estados Unidos América y Japón.
· Durante los últimos años los precios de los caramelos han crecido en la misma proporción que el índice nacional de precios al consumidor.
Análisis de la demanda
Se entiende por demanda la cantidad de bienes y servicios que el mercado requiere o reclama para lograr satisfacer una necesidad específica a un precio determinado.
El propósito principal del análisis de la demanda es determinar y medir cuáles son las fuerzas que afectan al mercado con respecto a un bien o servicio, así como establecer las posibilidades del producto proyectado en la satisfacción de dicha demanda, la cual opera en función de una serie de factores, como: el precio en términos reales, el nivel de ingresos de la población y los precios de sustitutos o productos complementarios.
El producto del proyecto y su mercado
La investigación del producto se debe considerar en estrecho vínculo con la investigación de la demanda y tomando en consideración los siguientes aspectos:
· El uso actual del producto y otros campos de empleo alternativo.
· La forma del empaque: en mercados altamente competitivos, un empaque que ahorra espacio y muestra un diseño interesante podría aumentar las ventas.
Los dulces terminados son empacados individualmente en papel celofán y de distintos colores vistosos. Asimismo, estos llevarán impreso el sello del producto con logotipo, los ingredientes, peso, caducidad, dirección y procedencia.
El cumplimiento de las normas sanitarias y de calidad es indispensable tanto para los productos existentes en el mercado como para los que se pretende introducir en él.
La planeación del producto es primordial para abstenerse de formular una estrategia comercial defectuosa. Un factor que estimula esta planeación es el carácter de competencia e innovación en la mayoría de los mercados de bienes de consumo final.
La vida de un producto consta cuatro fases o ciclos: introducción, crecimiento, saturación y declinación.
Los canales de distribución utilizados por las empresas en el giro son a través de tiendas de autoservicio, tiendas especializadas, tiendas departamentales o propias, venta directa o restaurantes y hoteles, entre otros.
Análisis de precios
El establecimiento del precio es de suma importancia, pues influye en la percepción del consumidor final sobre el producto o servicio. Nunca se debe olvidar a qué tipo de mercado se orienta el producto. Debe conocerse si lo que busca el consumidor es calidad, sin importar mucho el precio, o si el precio es una de las variables de decisión principales. En muchas ocasiones, una errónea fijación del precio es responsable de la falta de demanda de un producto.
Una empresa puede decidir entrar al mercado con un alto precio de introducción; con un precio bajo en comparación con el de la competencia; o bien, no buscar mediante el precio una diferenciación de su producto y, por lo tanto, ingresar con un precio cercano al de la competencia.
El precio de un producto o servicio es una variable relacionada con otros tres elementos de la mezcla de mercadotecnia: plaza, publicidad y producto.
Análisis de la comercialización
La comercialización permite al productor hacer llegar un bien o un servicio al consumidor con los beneficios de tiempo y lugar.
La comercialización es parte esencial en el funcionamiento de una empresa. Se puede estar produciendo el mejor artículo en su género y al mejor precio, pero si no se cuenta con los medios adecuados para que llegue al cliente en forma eficaz, esa empresa irá a la quiebra.
La comercialización no es la simple transferencia de productos o servicios hasta las manos del cliente; esta actividad debe conferirle al producto los beneficios de tiempo y lugar, es decir, una buena comercialización es la que coloca el producto en un sitio y momento adecuados, para dar al cliente la satisfacción que espera con su compra.
Canales de distribución y su naturaleza
Un canal de distribución es el camino que sigue un producto para pasar del productor a los consumidores finales, deteniéndose en varios puntos de su trayectoria.
Se reconocen dos tipos de circuitos o canales de distribución claramente diferenciados: los que se orientan a satisfacer el consumo popular y los orientados hacia el consumo industrial.
Pasos para la presentación del estudio de mercado
1. Definición del producto
2. Análisis de la demanda
2.1. Distribución geográfica del mercado de consumo
2.2. Comportamiento histórico de la demanda
2.3. Proyección de la demanda
2.4. Tabulación de datos de fuentes primarias
3. Análisis de la oferta
3.1. Características de los principales productores
3.2. Proyección de la oferta
4. Importaciones del producto
5. Análisis de precios
5.1. Determinación del costo promedio
5.2. Análisis histórico y proyección de precios
6. Canales de comercialización y distribución del producto
6.1. Descripción de los canales de distribución
OPERACIONES
La selección de la tecnología apropiada, asociada al nivel de producción proyectado para el despegue de la empresa, es uno los factores más difíciles de evaluar. Este y otros aspectos relevantes permiten responder a preguntas como: ¿cuáles y cómo son los procesos productivos con los que se opera en este giro en un nivel artesanal/micro y para pequeñas empresas?, ¿cuáles productos se comercializan?, ¿qué recursos se requieren para fabricar productos de este giro? ¿Cuáles son las relaciones insumo-producto?, ¿cómo opera y funciona una empresa de este tipo en un día tradicional u ordinario?
Producto del giro y sus características básicas
· Colaciones
· Caramelos rellenos
· Caramelo macizo (sabor limón, fresa, anís, etc)
· Chiclosos
· Paletas de caramelos
· Paletones
· Pastillas
· Malvaviscos
· Lunetas
· Polvos saborizantes y colorantes
· Gomitas
· Cerezas
· Mazapanes
· Chamoy
· Algodones
· Dulce tradicionales
· Bombones, etc.
Flujo del proceso productivo
Sin embargo, éste puede ser similar para otros productos, si el proceso productivo es homogéneo, o para variantes del mismo. Al respecto, se debe evaluar en cada caso la pertinencia de cada una de las actividades previstas, la naturaleza de la maquinaria y el equipo considerado, el tiempo y tipo de las operaciones a realizar y las formulaciones o composiciones diferentes que involucra cada producto o variante que se pretenda realizar.
La simbología utilizada es la siguiente:
O Operación
¨ Inspección
ð Transporte: movimiento de materiales
D Almacenamiento
D Demora
Explicación del proceso productivo
1. Recepción de materiales: En esta actividad se efectúa el recibo y almacenamiento temporal de las materias primas para el proceso de la elaboración de los caramelos
2. El pesado y separado de productos: Las materias primas se trasladan a las básculas donde son pesadas y separadas según características.
3. Vaciado de los productos: Se coloca cada uno de los ingredientes (azúcar, agua, glucosa, colorantes) en las maquinas mezcladoras donde se cuecen al vacío.
4. Desmolde y enfriado: Son colocados en una maquina estiradora donde son desmoldados cada una de las unidades de los caramelos cocidos y son enfriados para que se endurezcan más rápido.
5. Revisión: Pasan a un control de calidad donde son seleccionados y clasificados. Los caramelos deben tener las siguientes características para que sea un producto de buena calidad: deben estar completos, con buen color, tamaño adecuado, figura y estampado visibles.
6. Pesado y empaquetado: Una vez seleccionados son pesados, envueltos y etiquetados según modelo y peso.
7. Almacén de productos terminados: Son colocados en el almacén de productos según modelo y peso.
8. Entrega a repartidores: Son colocados en las camionetas para que sean repartidos en tiendas, farmacias, entre otros establecimientos comerciales.
Explicación por etapas del flujo del proceso de producción en un nivel de pequeña empresa:
Adquisición de materias primas: La adquisición de la materia prima o ingredientes para la fabricación de los caramelos es muy sencilla.
Estos son: azúcar, agua, producto blanqueador, glucosa, colorantes y saborizantes.
Las cantidades varían según la escala a producir.
Masa base para caramelos: para 5.20 kgs. de caramelos se requiere:
• Azúcar........................................................................................10 Kg
• Agua........................................................................................3,300 lts
• Producto blanqueador (preparado según cada formula).............10 gr.
• Glucosa de 44°............................................................................3 Kg.
Integración de los ingredientes: Se pone todo el producto en un cazo adecuado donde se cuece, sin dejar de revolverlo con paleta de madera, tanto tiempo como sea necesario para que esta quede lista, al estar fría, de una consistencia aproximada a la del membrillo. Se debe procurar mover perfectamente el jarabe a medida que se vaya cociendo, raspando la parte del fondo para evitar que se queme.
Durante el hervor ha de espumarse el almíbar muy esmeradamente pues aún empleando azúcar blanca fina, siempre se encuentran algunas impurezas que llegan a la superficie por efecto de la cocción, se debe tener gran cuidado con la limpieza de todos los utensilios que entren en las distintas manipulaciones.
Graduación del almíbar: Comúnmente en un frasco de cristal de 25 cm de alto, boca ancha y 500 cc de capacidad por lo menos, previamente limpio y esterilizado en agua hirviente, se vierte el almíbar aún caliente hasta casi llenarlo.
Se introduce entonces el pesajarabes o termómetro, que suba más menos según los grados que tenga, quedando el número o raya al nivel del almíbar, que marca exactamente el grado alcanzado, si por ejemplo se necesita un almíbar de 35° equivalente a gran perla, se debe hervir el almíbar con más fuerza, ya que en este punto se forman burbujas gruesas perlas que saltan del líquido, desde este punto se pueden considerar los diferentes tipos de caramelos que se desean, en este punto el almíbar forma glóbulos cuyo punto lleva el nombre de pluma, posteriormente en el punto de 37 y 38° se efectúan la respectiva prueba de como se quiere el caramelo debiendo formarse en este punto una bola con el almíbar un poco más compacta, y se tendrá una forma de glóbulos alargados, obteniéndose los puntos necesarios según las temperaturas a que se somete el almíbar. En este caso es preciso hacer pequeñas pruebas con cada tipo de caramelo que se desee fabricar, a fin de establecer el grado de calor y el tiempo que ha de mantenerse el jarabe a la temperatura máxima para obtener la concentración necesaria. De esta manera no existe dificultad alguna para obtener productos de primera calidad.
Tiempo que debe hervir el azúcar: El azúcar debe hervir tanto tiempo como sea necesario para conducir el jarabe al punto que se indique para obtener el tipo de caramelo que se desea. Ahora bien, lo que sí debemos procurar es que ese punto se consiga en el más corto tiempo posible, acelerando el fuego de manera que el hervor sea pronunciado e intenso, con lo que se obtendrán caramelos blancos y secos, sin tendencia a que se reblandezcan. Por lo regular bastan de 10 a 12 min. a contar desde que se haya iniciado este, siempre que la intensidad del fuego sea pronunciada.
Importancia del punto justo que debe darse al caramelo: Al caramelo debe dársele el punto de dureza o concentración, que se indique en cada caso. Si se le da más, puede resultar oscuro, quemándose y reblandeciéndose después, si se da uno menor este se empanizará azucarándose.
Envasado de los caramelos: Una vez terminados los caramelos, deben colocarse en envases de hojalata o plástico, los que generalmente se usan para galletas, y taparlos bien. La humedad les perjudica mucho, aun a las clases mejor elaboradas.
Comercialización y venta: La venta de los caramelos se puede hacer directamente en el establecimiento o bien entregarlos en tiendas.
Relación y características principales que deben tener las materias primas, las auxiliares y los servicios
Los caramelos están constituidos químicamente por una base fundamental de azúcar, glucosa, colorantes y agua.
La relación y características de las materias primas para la elaboración de 5.20 kg de caramelos (1,250) es:
· Azúcar 10 Kg.
· Agua 3.300 Lts.
· Blanqueador 10 Gr.
· Glucosa a 44ºC 3 Kg.
· Electricidad 325 Watts (consumo mensual)
· Gas LP 80 Kg.
Relaciones insumo-producto
Masa base para caramelos:
Azucar........................................................................... 10 Kgr.
Agua.................................................................... 3.300 ltr.
Producto blanqueador................................................... 10 gr.
Glucosa de 44°................................................................ 3 Kg.
Los servicios auxiliares:
Gas (con una duración aprox. de 15 a 18 días) ........... 80 Kg.
Luz (consumo mensual)................................................. 356 Watts.
Con estas proporciones podemos obtener un aproximado de 5.20Kgr. y un total de 1,250 dulces.
Un día tradicional de operaciones
· Se comienza pesando los ingredientes necesarios para la preparación de la pasta o el jarabe.
· Se vierten los ingredientes en los cazos y se empieza el procedimiento del batido, el tiempo empleado aquí es variado ya que hay que tomar la temperatura del jarabe constantemente para obtener el punto de la clase de caramelo que se desee, existe un aproximado de 35 a 50 min. sin tomar en cuenta los tiempos muertos donde se verifica la consistencia del jarabe y existe un incremento hasta de 1 hora o 1 hora 20 minutos.
· El siguiente paso es dejar enfriar el jarabe para posteriormente vertirlo en moldes o poder moldearlos con la mano cuando la pasta pueda tomarse con las manos; es conveniente dejar enfriar el jarabe para poder manipularlo aproximadamente de 45 a 80 min.
· Se procede a desmoldar los caramelos y envolverlos con celofán o cualquier otra envoltura deseada; el tiempo es variado según la cantidad a envolver, aquí también existe una persona encargada de las envolturas tardando aproximadamente 30 minutos por cada kilogramo de dulces.
· El tiempo utilizado para la adquisición de materias primas seria de un día, comúnmente viernes o sábado, encargándose de esta labor el dueño del negocio.
· Los pasos anteriores se repiten cuantas veces sea necesario para completar la producción por día.
· Posteriormente se limpia todo lo utilizado en el proceso por un tiempo aproximado de 2 horas, habiendo también una persona encargada de esta labor.
La elección del equipo requerido es uno de los factores más importantes para el inicio de operaciones de cualquier empresa, sobre todo si se trata de una micro o pequeño negocio, en virtud de los elevados egresos que puede representar y de las limitadas opciones de financiamiento, aspectos que influyen de manera importante en el éxito o fracaso del negocio. Permiten responder a preguntas como: ¿cuál es la maquinaria y equipo necesarios para la puesta en marcha de este tipo de negocios?, ¿qué equipo auxiliar se requiere para la operación del negocio?, ¿cómo decidir la compra o renta de los equipos?, ¿cuáles son los porcentajes aplicables para la depreciación de los equipos?, ¿cuáles son las precauciones especiales que se deben tener con respecto al mantenimiento preventivo y predictivo del equipo?, ¿cuáles son los principales proveedores de equipo para el giro?
Relación de equipo principal
De manera general se consigna el nombre de la maquinaria y equipo principal para la operación normal en el giro, así como su capacidad y valor referencial. No se consideran los precios a los que se podrían obtener en un mercado de maquinaria y equipo usados en renta.
Nombre del equipo | Capacidad | Costo aproximado ($) |
· 5 Peroles o cazos de acero inoxidable · 7 Moldes · 2 Estufas o parrillas con 2 quemadores · 2 Mesas · mesa pequeña · 2 Batidoras de máxima resistencia · Báscula con diferentes pesas · 2 Termómetros o pesa jarabes de los usados en confitería · 2 rodillos de acero · Equipo menor · Camioneta pick-up · Mobiliario y Equipo de oficina · Equipo de cómputo | 30 lt. Lote 15 cm / diámetro 3 m 60 x 30 cm Lote Lote Lote Lote ¾ ton Lote Lote | 3,500 3,000 4,500 10,800 4,000 10,500 3,500 6,000 2,000 20,000 160,000 40,000 30,000 |
TOTAL | 297,800 |
Nota: Los valores consignados corresponden al primer semestre de 1998.
El equipo mínimo a considerar en este tipo de empresa es el siguiente:
Nombre del equipo | Costo aproximado ($) |
· Molino para pulverizar productos (azúcar, polvos) · Mezcladora de pastas para caramelo · Estiradora de pastas para caramelos | 70,000 230,000 300,000 |
TOTAL | 480,000 |
Nota: Los valores consignados corresponden al primer semestre de 1998.
Relación y especificaciones del equipo auxiliar y accesorios de apoyo
El equipo auxiliar y los accesorios de apoyo para la operación de la planta incluyen, entre otros:
Nombre del equipo | Capacidad | Costo aproximado ($) | |
· 2 Mesas de trabajo · Equipo de control de calidad · 2 Báscula · Equipo menor · Equipo de Protección e incendios · Camioneta pick-up · Equipo y Mobiliario de oficina · Equipo de cómputo | 3 m. Lote 100 Kg Lote Lote ¾ ton Lote Lote | 10,000 35,000 16,000 30,000 25,000 160,000 50,000 30,000 | |
TOTAL | 356,000 | ||
Nota: Los valores consignados corresponden al primer semestre de 1998.
Precauciones especial con relación al equipo y accesorios respecto a la seguridad y protección de los recursos humanos
· Los trabajadores encargados de la elaboración de caramelos necesita para su protección lo siguiente.
-Bata
-Guantes resistentes al calor
-Cubre boca
-Cubre pelo
· Para los encargados de envolver, pesar y empaquetar se necesitan:
-Bata
-Guantes
-Cubre boca
-Cubre pelo
Las pequeñas empresas en el giro requieren contar con los siguientes servicios:
· Energía Eléctrica
· Agua
· Drenaje
· Teléfono
· Vías de acceso
· Recolección de basura
· Bomberos
· Seguridad
Definición del tamaño de la planta
Algunos puntos dignos de tomarse en cuenta para definir el diseño y tamaño de la planta son:
· Maquinaria y equipo
· Proceso y volumen de producción
Especificaciones del producto
Volumen de producción previsto
Demanda del producto
Tecnología disponible
Mano de obra
Materia prima
· Equipo para manipulación de materiales
Transportadores
Camiones y carretillas
Elevadores
· Salidas y accesos
Para autos
Para camiones y trailers
· Pasillos y áreas de circulación
Pisos
Escaleras
Rampas
· Facilidades para almacenar:
Materiales inflamables
Sustancias tóxicas
Materias primas
Productos terminados
Refacciones y herramientas
· Ventilación y aire acondicionado
· Protección contra incendios, ruido y vibración
· Facilidades para el personal
Estacionamientos
Sanitarios
Regaderas y casilleros
El común denominador en la determinación del tamaño de una planta pequeña es la flexibilidad y adaptabilidad en el diseño inicial, de manera que pueda hacerse frente a las condiciones fluctuantes del mercado y de los procesos de producción.
Un factor importante para definir el tamaño de la planta es el relativo a la inversión inicial prevista, que se revisa más adelante.
Una microempresa artesanal para la elaboración de caramelos requiere un área entre 150 y 200 metros cuadrados
Una pequeña empresa en el giro debe considerarse un área aproximada de entre 500 y 650 metros cuadrados.
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PERSONAL, ESTRUCTURA, ORGANIZACIÓN, DIRECCIÓN Y CONTROL
Introducción
En este capítulo se abordan diversos temas que permitirán a cualquier empresario dar solución a las siguientes interrogantes: ¿qué funciones desempeña el propietario en la micro y pequeña empresa?, ¿cuáles son las actividades fundamentales de toda empresa?, ¿cómo se definen los puestos necesarios para su operación?, ¿cómo se establece un procedimiento efectivo de contratación?, ¿qué tipos de estructuras organizacionales existen y cómo elegir la más adecuada?, ¿cómo se elabora y qué debe contener un manual de organización?, ¿cuál es el marco normativo que rige las relaciones de trabajo?, ¿cómo elaborar un programa efectivo y eficiente de capacitación?, ¿cómo es el proceso administrativo en una empresa?, etcétera.
Funciones de la empresa
En toda empresa se desarrollan a un tiempo diversas funciones interrelacionadas que producen ciertos resultados y la calidad y cantidad de éstos son responsabilidad fundamental de los empleados que tienen a su cargo dichas funciones. Sin embargo, la suma de estos resultados no obedece a reglas aritméticas, ya que en la administración gerencial es factible que la suma pueda ser menor, igual o mayor a sus sumandos. Al no existir coordinación y orientación de los objetivos predeterminados por la Dirección, puede ocurrir que en vez de alcanzarlos se propicie una situación que ponga en riesgo la supervivencia de la empresa.
Las funciones más comunes en toda empresa son:
1. Producción.- Comprende el proceso productivo que se lleva a cabo en la empresa, desde que ingresan los insumos (materia prima, materiales auxiliares, maquinaria, herramientas, personal) hasta que, mediante la conversión adecuada de todos, se logra un producto listo para su venta. El ciclo de producción comprende las siguientes actividades básicas:
Planeación de la producción. Establecimiento de objetivos, normas, procedimientos, métodos, estrategias y tácticas para la administración de la maquinaria, materiales, mano de obra y los procesos.
Organización de la producción.- Coordina los factores determinantes de la producción, como: el número de piezas por producto, el número de operaciones de cada pieza, la interdependencia entre piezas, la variación de capacidad de las máquinas para las distintas clases de trabajo, el número de submontajes, la necesidad de entregar en fechas determinadas, la recepción de pedidos pequeños y numerosos, y otros.
Dirección de la producción.- Fija y establece políticas funcionales de producción (sobre planta y equipo, diseño e ingeniería de productos, planeación y control de la producción, y personal operativo), mantenimiento, toma de decisiones y medidas correctivas necesarias para la regulación del proceso productivo, y la integración de equipos de trabajo con proyectos de mejora continua.
Control de la producción.- Supone el conocimiento completo y exacto de la situación de todos los materiales que se utilizan en el proceso productivo, mediante la regulación del tráfico de piezas en la fabricación y los montajes para conocer el proceso de las materias en transformación, calcular la posibilidad de cumplir los compromisos, prevenir la reducción de existencias y aprovechar la maquinaria, materias primas, almacenes y capacidad instalada en general. Establece la coordinación entre el control de calidad y el control de costos.
2. Comercialización. Es una de las fases principales en el desarrollo de una empresa, ya que representa el factor clave para colocar los productos en el mercado de consumo y de esta forma satisfacer las necesidades de los consumidores y obtener utilidades. La función comercial comprende diversas actividades, entre las que cabe mencionar las siguientes:
Investigación de mercados. Reunión, registro, tabulación y análisis de datos relacionados con el producto, el precio, la marca, el envase, la garantía y servicios, las necesidades del cliente y la competencia.
Distribución. Determinación de los canales por los cuales la empresa hace llegar el producto a los consumidores.
Medios de promoción. Definición de las actividades necesarias para dar a conocer el producto y los mecanismos más apropiados de promoción en el mercado seleccionado; determinación de presupuesto para promoción y publicidad, selección de medios para la publicidad, determinación de estrategias y tácticas de promoción, entre otros.
3. Contabilidad y finanzas. Esta función comprende las siguientes actividades básicas: proveer los recursos monetarios adecuados, por su cuantía y origen, para efectuar las inversiones necesarias, así como desarrollar las operaciones cotidianas de la empresa; establecer y tener en funcionamiento una organización para la recopilación de datos, sobre todo financieros y de costos, con el fin de mantener informada a la empresa de los aspectos económicos de sus operaciones. Dentro de sus funciones básicas están:
Obtención de financiamiento. Búsqueda de recursos mediante financiamiento interno y externo.
Elaboración de presupuestos. Formulación de presupuestos para la asignación de recursos económicos y financieros a cada área operativa, por ejemplo, la comercialización, la producción y las compras.
Costos y gastos. Determinación de los costos y gastos ocasionados por la producción y administración, por ejemplo: costos de mano de obra, costos por proceso, costos estándar, costos por distribución y ventas, costos administrativos, entre otros.
Contabilidad. Establecimiento del sistema de control interno para el manejo de registros contables que permitan generar información financiera confiable, como el estado de posición financiera, el estado de resultados y los estados financieros proforma, flujo de caja y bancos.
Crédito. Determinación de tipos de crédito, plazos y formas de pago.
Cobranzas. Distribución de la cartera de clientes, control de pagos y créditos.
Facturación. Elaboración y revisión de facturas.
Nómina. Determinación de pagos por concepto de sueldos e impuestos.
Caja. Manejo adecuado del efectivo, recepción de cobros, manejo de cuentas de cheques.
4. Personal. Seleccionar, contratar, inducir y capacitar al personal idóneo (de acuerdo al perfil del puesto), así como organizarlo e integrarlo para alcanzar la productividad óptima en el desempeño de sus labores, a partir de las siguientes funciones básicas:
· Reclutamiento
· Selección
· Contratación
· Inducción
· Capacitación
· Desarrollo
· Administración de sueldos y salarios
· Deducciones IMSS, SAR, ISPT, entre otras.
· Control de incidencias del personal
· Evaluación del personal
· Incentivos y reconocimientos
5. Compras. Suministra a la empresa una corriente continua de insumos con la calidad y precios convenientes. Las actividades básicas de este rubro son:
Calidad. Adquisición de insumos que cubran las especificaciones de producción, para cubrir los requisitos de los clientes.
Cantidad. Determinación de la cantidad de insumos requeridos para el cumplimiento de compromisos.
Precio. Obtener el mejor precio de compra sin afectar la calidad y la cantidad.
Tiempo. Elaboración de programas de reaprovisionamiento (justo a tiempo) con base en los compromisos contraidos y los pronósticos de ventas.
Control de inventarios. Determinación de los tipos de inventarios (materia prima, artículos en proceso, productos terminados, herramientas, refacciones), del tamaño de los inventarios, costos asociados (instalaciones de almacenaje, deterioro y obsolescencia, seguros, manejo, intereses), sistemas de control de inventarios (UEPS, PEPS, costo identificado, costo promedio, detallistas), inventarios de seguridad, lotes económicos, perspectivas sobre precios futuros, tiempo de reabastecimiento y tránsito, lapso de los procesos, grado de integración al producto y política de servicios.
Proveedores. Evaluación, selección y desarrollo de proveedores de acuerdo con su confiabilidad, servicios, ubicación, condiciones de venta, fechas de entrega, transferencias de derechos, descuentos en la compra, descuentos en la cantidad, descuentos por pronto pago y alianzas estratégicas.
En tanto que las empresas medianas y grandes se pueden permitir la incorporación de un equipo especializado para cada área, el jefe de una micro o de una pequeña empresa se ocupa al mismo tiempo de las funciones administrativas y operativas, y tiene que sacarlas adelante a pesar de sus recursos limitados y de no ser un especialista en todas las áreas del negocio que dirige, cuestión que tampoco es fácil de lograr por razones del avance tecnológico (que cada vez es más complejo).
Pero si bien se trata de funciones hasta cierto punto independientes, es probable que el pequeño empresario deba asumirlas en su mayoría. En tal caso, se recomienda la contratación de los servicios de especialistas que puedan prestarle ayuda en forma efectiva. Cabe mencionar los siguientes:
· Un asesor jurídico de buena reputación y en función de sus recursos.
· Un contador con las mismas características del anterior.
· Un experto en comercialización, sobre todo en la etapa de arranque.
· Un consultor en procesos industriales y administración.
En el caso particular de este giro, se señalan las áreas funcionales y el bosquejo de organigrama más apropiados para una pequeña empresa:
Necesidades y categorías de personal
El desarrollo óptimo de cualquier empresa requiere de la determinación y selección adecuada del personal que en ella participará.
Es imprescindible conocer las especialidades y habilidades requeridas con objeto de cumplir cabalmente con todas las actividades que se necesitan para lograr los propósitos del negocio. Conocido el tipo de empresa y sobre todo los objetivos de ésta hay que localizar mediante las diversas fuentes de reclutamiento al personal que reúna los requisitos para cada puesto, de acuerdo al perfil establecido.
Una pequeña empresa en el giro que nos ocupa requiere en esencia del siguiente tipo de personal:
No. de personas | Proceso /Funciones | Capacitación necesaria y experiencia | Sueldo o salario mensual ($) |
1 Director general | Se encargan de llevar un proceso de control en la Dirección de la Empresa. | De 4 a 5 años | 15,000 |
2 Gerentes de área 2 Encargados de área 2 Jefes de turno 4 Operarios 2 Operarios 2 Auxiliares 2 Almacenistas 3 Auxiliares 2 Ayudantes Generales Laboratorista Enfermera 1 Vigilante 1 Chofer | Producción y Mercadotecnia Finanzas y administración control de calidad Producción/ supervisión Producción / dosificación Producción / envoltura / empaquetado Producción / Envoltura / Empaque Encargados de almacén Admón. / Finanzas y Ventas Limpieza y Mantenimiento Control de Calidad Servicios Médicos Vigilancia Repartición y Entrega | De 2 a 3 años De 2 a 3 años 2 años 2 años 1 año 1 año 2 años 2 años 1 año 2 años 3 años 1 año 1 año | 12,000 6,000 3,500 1,800 1,800 1,400 1,400 2,000 1,200 4,000 1,800 1,200 1,400 |
Nota: Los sueldos o salarios mensuales señalados son sólo referenciales y pueden variar según la región, localidad, experiencia y nivel de calificación de las personas a contratar
PRESENTACIÓN A INVERSIONISTAS Y BANQUEROS
Esta sección se deriva de la guía Ernst & Young, presentada por E. Siegel, et al; ediciones Díaz de Santos, S.A. 1994, que refleja en forma adecuada las intenciones del administrador del sistema respecto del tema.
1. Orientación y objetivos del documento
Funciones del documento: |
1. Planeación 2. Referencia 3. Financiamiento |
Un plan de negocios desempeña tres funciones: la primera, y más importante, es que pueda usarse para desarrollar ideas sobre cómo llevar a cabo el negocio. Es la oportunidad de mejorar estrategias y corregir equivocaciones. En segundo lugar, el plan empresarial es retrospectivo, es decir, permite al empresario evaluar el rendimiento actual de una empresa. Por ejemplo, la parte financiera de un plan empresarial puede usarse como base para un presupuesto, y puede ser consultado para dimensionar hasta qué punto la marcha del negocio se ajusta a dicho programa. En este sentido, el plan se puede y debe utilizar como base de otras planeaciones.
Transcurrido algún tiempo, y sobre bases periódicas, el plan de negocios se deberá examinar para apreciar los errores en los que ha incurrido la compañía y saber si éstos han sido benéficos o perjudiciales para el proceso correctivo a implantar.
La tercera razón para escribir un plan de negocios es la obtención de dinero. Algunas instituciones financieras e inversionistas no colocarán dinero sin ver primero un plan de negocios.
El plan de negocios como un documento de planeación
El plan de negocios tiene varias funciones para una empresa en marcha. Es una manera de tener consenso y consistencia en toda la empresa.
Los planes de las empresas que inician actividades pueden ser elaborados por una o dos personas, mientras que los de las empresas que ya están operando - especialmente las de cierta magnitud - requerirán de más participantes para confeccionarlos.
Una queja frecuente de las empresas pequeñas ya existentes es que, debido a las presiones diarias que exigen tiempo por el hecho de dirigir, queda poco margen para planear. Sin duda, esto es desafortunado, ya que un esfuerzo continuo en la planeación del negocio es probablemente más importante para la supervivencia de una pequeña empresa que para una grande.
El plan de negocios es, en cierto modo, el primer paso de la empresa para implantar su planeación estratégica que, contrariamente a la opinión común, no sólo se puede realizar en el contexto de una pequeña empresa, sino que es de vital importancia para ella, que no siempre contará con los recursos necesarios para recuperarse de un error.
Mirar hacia atrás, el plan de negocios como referencia
La constante actualización del plan de negocios ayuda a cumplir el segundo de sus objetivos, esto es, servir de referencia para la medición del desempeño actual.
El plan de negocios del año anterior puede indicar a la empresa la eficacia o ineficacia de la estrategia y las políticas que ha definido e implantado.
La simplicidad es una virtud que, aplicada en el plan de negocios, facilita la instrumentación. No obstante, a veces, lo que parece simple sobre el papel se complica en el momento de diseñar el plan. Al comparar el desarrollo presente de la actividad y el plan de negocios se pueden identificar los puntos fuertes y débiles de la organización —a veces relacionados con las personas— que separan la etapa de formulación de la estrategia respecto de su eficaz puesta en marcha.
La parte financiera del plan de negocios se puede utilizar como objetivo, de manera concreta, para supervisar el desarrollo de la empresa. Las estimaciones financieras realizadas se pueden convertir en base del presupuesto según el cual se debe operar. Las desviaciones de tal presupuesto señalan áreas en donde, o bien se omitieron recursos necesarios, o bien se descuidaron los controles precisos en el período en que el plan fue adoptado.
Además de la dirección, hay otras instancias que usarán el plan de negocios como herramienta de control. Las fuentes de financiamiento, ya sean instituciones financieras o inversionistas, observarán las desviaciones entre el plan y el desarrollo de la empresa, y también se preguntarán sobre las causas de estas desviaciones.
Obtener financiamiento: el plan de negocios como un instrumento financiero
Esta es la faceta del plan de negocios en la que primero piensa la mayoría, a pesar de que nosotros la colocamos como último objetivo, ya que obtener financiamiento es algo crítico, una batalla que hay que ganar, pero sólo la primera de varias.
Es mejor ser objetivos, no obstante afectar la obtención de financiamiento, que correr el peligro de autoengañarse pensando que el riesgo es menor. Estimaciones desmesuradas sólo representan una fantasía —deliberada o no— para las fuentes de inversión y, tarde o temprano, traerán graves consecuencias. La quiebra es un riesgo demasiado grande que debe ser considerado y evitado. Es en esta área donde el plan de negocios marca una clara diferencia entre lo que es un análisis objetivo del futuro de la compañía y un documento de ventas.
Además de ser claro y de estar bien organizado, el plan de negocios se debe preparar con el justo nivel de complejidad, de manera que el lector pueda entenderlo, y en un estilo que muestre en cierto modo el entusiasmo del autor de cara al negocio futuro.
Endeudarse y los cuatro criterios
Elementos para conseguir créditos |
1. Generar confianza 2. Tener un flujo de caja razonable 3. Mostrar niveles de riesgo razonables 4. Participar en el proyecto |
Confianza
Es un factor que se debe considerar al obtener un préstamo, ya sea un particular o una empresa. Confianza es un criterio subjetivo, intangible, que forma parte del proceso de toma de decisión de la institución financiera. La confianza que tenga ésta en su interlocutor es también fundamental para que, en definitiva, asuma el riesgo. Talento, fiabilidad y honradez son rasgos muy apreciados por los banqueros.
Flujo de Caja
Los bancos necesitan tener la seguridad de que el flujo de caja será adecuado para permitir la devolución de la deuda en los términos acordados. La mayoría de los préstamos se estructuran de manera que los intereses se paguen, generalmente, de forma mensual, comenzando en el primer mes. Lo mismo sucede con las devoluciones del principal, cuyos vencimientos también comienzan en el primer mes. A veces, la devolución del principal puede diferirse, pero no por más de un año.
Para que el banquero esté satisfecho, el negocio tiene que estar bastante saneado como para hacer frente tanto a sus deudas como a sus obligaciones operativas, y poseer el suficiente dinero para solventar imprevistos. Los empresarios deben recordar que las proyecciones son imperfectas y que, por tanto, surgen desviaciones. Las instituciones financieras querrán asegurarse de que el margen de error ha sido considerado.
Prever eficientemente los flujos de fondos requiere sentido común e intuición. Sin embargo, el empresario debería hacer su flujo de caja proyectado tomando en cuenta las normas y estándares del sector, y estar preparado, a la vez, para ofrecer una explicación lógica en caso de que el plan muestre alguna desviación sobre las mismas.
Riesgo
Ninguna buena institución financiera tomará la decisión de otorgar un crédito sólo con base en una garantía sólida. Sin embargo, se esforzará al máximo para que esa garantía sea lo más firme posible. Ello implica, casi siempre, asegurar sus intereses mediante avales o hipotecas sobre activos tangibles ya sea bienes inmuebles o equipamiento. Además, la mayoría de las instituciones financieras requerirán la firma personal del empresario, tanto por seguridad adicional como por evidencia de compromiso real del tomador con respecto al riesgo.
Las cuestiones relacionadas con la responsabilidad personal y devolución de un préstamo son complejas, y es importante contar con el asesoramiento de un abogado cuando se realicen convenios de este tipo.
Participación
Las exigencias de las instituciones financieras varían según la participación del empresario en el capital del negocio. En general, casi todas exigen el firme compromiso del empresario. Esto asegura su directa relación con el éxito de la compañía y, en consecuencia, con el éxito del financiamiento. Así mismo, y gracias a ello, la institución financiera logra reducir su participación relativa en el total del negocio, lo cual le proporciona una salvaguarda que le permite salir entero en caso de problemas.
Cada sector, por su parte, tiene diferentes razones de endeudamiento. Algunos sectores han sido tradicionalmente financiados con recursos ajenos, de tres a cuatro veces mayores que sus recursos propios, con frecuencia debido a las altas probabilidades de éxito o un mínimo riesgo.
A principios de los años ochenta, muchos bancos seguían las pautas de la SBA (Small Business Administration), que utilizaba la regla empírica de dos a uno en la autonomía financiera. Es decir, si una compañía solicitaba un crédito de $100,000.00, debía tener una aportación de capital de $50,000.00, del empresario u otros inversionistas.
Inversionistas
Los inversionistas analizarán la confianza que ofrece un empresario potencial más detenidamente que las instituciones financieras. Esto se debe a que tratan menos solicitudes y disponen de más tiempo para verificar antecedentes.
Elementos para conseguir socios: |
1. Mostrar calidad y trayectoria 2. Contar con un equipo de trabajo 3. Garantizar la continuidad del negocio |
Los inversionistas analizan sobre todo:
La calidad del empresario. Se busca madurez y experiencia en otros negocios, unida a una trayectoria de éxitos. Lo que define a un empresario calificado a los ojos de un inversionista en capital de riesgo es subjetivo mientras la evaluación es casi siempre intuitiva.
Equipos funcionalmente equilibrados. Los inversionistas en capital riesgoso se interesan cada vez más en equipos empresariales que satisfagan las necesidades de recursos humanos de la nueva empresa. Aunque existe una mayor disponibilidad de dinero para inversiones que diez años atrás, los directivos de esas sociedades disponen de menos tiempo para ayudar a estructurar equipos de gestión y a supervisar las actividades cotidianas. En la actualidad, el hombre orquesta es menos atractivo que un equipo profesional y agresivo.
Salvaguardas. Los inversionistas en capital de riesgo buscan negocios que tengan cierta peculiaridad, aunado al hecho de que la competencia no pueda copiar con facilidad patentes, licencias, marcas u otra protección legal.
Luego de señalar las características generales que debe reunir el plan de negocios, mismo que podría ser presentado a inversionistas y banqueros, se presenta la relación detallada de los capítulos que lo conformarían, así como una explicación pormenorizada del contenido de cada uno de ellos en el anexo.
